受注管理システムの情報はここから！
このサイトでは受注管理システムが担う業務や発注する数の決定、お客様に対しての注文確認などネットショップを運営する上で必要なことを解説しています。
注文を受け商品の発生までスムーズに行うことは、ネットショップを運営するに当たり必要不可欠です。
できる限り人手を介することなく自動化を実現すると良く、人為的なケレスミスを防ぐことにも繋がります。
24時間の注文を受け付けることで、商品の販促活動の幅も広がってくるメリットが存在します。
受注管理システムが担う業務
ネットショップの運営では、顧客より注文を受け付ける受注管理を徹底することがポイントになります。
自動化を実現するシステムとなるため、人手を介さないで行われることが多いです。
しかし顧客が間違って注文するケースが存在しますので、その場合には取り消しや変更の処理を人手を介して行う形になります。
ただそれ以外では、確実的に受注管理の処理を行うことができるのがメリットです。
受注管理が自動化されるシステムでは、24時間365日、商品の購入の受付を実現することができ、売り上げにも貢献します。
人手を介する面倒な業務がなくなり、顧客の注文を逃すことなく、対応することができます。
しかもネットショップの店舗側の注文内容が明確化され間違いも少なくなり、信頼性の向上にも貢献します。
受注管理システムを活用して仕事を効率化させる
受注管理システムを上手に活用することで仕事の効率化をすることが可能で、これは本来消費者からの注文を受けることですが最近では受注した後の出荷管理も含まれていて販売管理の一つです。
新規の顧客に対して金額提示をする見積もりや、顧客と契約を交わす取引契約の締結も受注管理システムの仕事です。
最も基本的な業務は注文を受けてから出荷管理へ知らせることで、通知を受けると商品を出荷して消費者へと商品などが届きます。
これには電話やFAX、ネットからなど色々あります。
急にニーズが増えて在庫が品薄になったり、需要が減ってきて過剰在庫を防ぐために発注管理と提携して在庫調整もします。
注文者には注文と発送での確認メールの送信も機能の一つで、注文を受けた相手のデータをCRMと連携させて必要な情報や商品を明らかにし提案をすることも出来ます。
導入する利点として顧客ごとの受注状況管理を人ではなく自動化さえることで、工数削減をして入力ミスが防げることで大幅な効率化とペーパーレス化で人件費と消耗品の削減効果も期待できます。
大体月額10,000円～のツールが多く、導入で削減できるコストを調べてから費用対効果があるツール選びが重要です。
受注管理システムにはランニングコストを上回るメリットがある
受注管理は様々な工程からなっています。
例えば、見積書の作成や、本契約の締結に関する事務作業、在庫確認や生産部門への連絡、受注伝票などの作成、顧客管理等々、たくさんのプロセスがあり、これらを人力で行っていたら、かなりの労力・コストがかかってしまうのは避けられません。しかし、現在は受注管理システムが登場してきており、受注管理に関するプロセスの大部分を自動化することができるようになってきました。このシステムを使わないのはもったいないので、早く導入した方がいいかもしれません。受注管理システムを利用するには、当然ランニングコストがかかってきますが、作業の効率化により人件費抑制や生産性アップなどのメリットの方が大きくなる可能性が高いです。また、人力で管理するよりも正確性が増すというメリットもあります。人が管理すると、どうしてもヒューマンエラーが起きますが、システムが処理すれば、ミスはほとんどなくなります。
受注管理者もしっかりとしたウイルス対策をしている
現在は新型コロナウイルスの影響で在宅ワークが非常に増えているために多くの企業が受注を制限しているために、外注に依頼する場合には受注管理者へ直接連絡することが必要となりますが、受注管理者は会社側から預けられている受注専用の携帯電話を持っています。
在宅ワークが進んでいる理由としてはウイルス対策の一環となるために依頼者側も理解を示していますが、本音では大変な不具合を感じていることでしょう。在宅ワークで自宅で業務をしていてもしっかりとしたウイルス対策をしているために、大手企業は各自にアルコールを無料で提供しているので、自宅でもウイルスに対する対策をしているので安心です。在宅ワークで受注管理をする場合にはパソコンのみで行っているために、パソコンは会社のパソコンを自宅へ持ち帰っています。パソコンを自宅へ持ち帰ることが出来ますが、一部正社員の会社側が認めた人材のみとなっており、セキュリティー面もしっかりと対策されているでしょう。
受注管理は全体的な一元管理で行うことで効率化できる
受注管理は、取引先が多くてなかなかまとめることができないものです。そもそも、在庫の状況も把握しなくてはいけませんので複数社と取引を行うときには、個別具体的に管理ができないと無駄な出費に繋がるためです。この点、一元管理のシステムを導入すればこういった問題点を解決できます。
元々、受注管理を行うときに全体として簡単に情報共有を行うことができれば、発注や受注で失敗をすることが無くなります。情報管理がきちんとできていないと、重複注文を行ってしまったり、在庫管理が面倒になります。一元管理を行っておけば、社員全体が在庫状況を把握できるようになりますので間違いのない管理ができるようになります。また、こういったシステムは取引を行っている会社にもメリットがあります。どういった製品を提供すればよいのかがわかりやすくなるので、取引先とその情報を連携をしておけば常にスムーズに取引を進められます。ですから、受注管理をよりシステム的にすることはとても重要なことです。
エンジニアの仕事には受注管理業務も含まれる
昨今の日本では、インターネットを活用したネットショップという新しい商業取り引きを利用される方が増加しました。
大手ECサイトの場合、注文から発送まで1日以内で完了する事も多く、実際にお店にいくよりも効率良く品物を買えるのが人気理由といえるでしょう。このネットショップでは、円滑な経営を求められるのが基本です。そのため常に受注管理を実施して、売れ筋商品の在庫チェックをしなくてはいけません。簡単に受注管理の概要を述べていくと、業務を担当なさるのはエンジニアと呼ばれるスキルを持っている方です。すべてパソコンを活用した業務となるため、その操作に長けていないといけません。受注管理をする場合、あらかじめプログラムが組まれたソフトウェアを活用することもありますが、規模が小さなショップだと表計算ソフトを活用することも可能です。エンジニアだとご自身でそのプログラムを構築することもできるので、雇用をする際はこの点も考慮をしましょう。
受注管理の作業効率は、オートメーション化が主流
受注管理のミスを減らすためには、作業効率の徹底をはかる必要があります。しかし、従来型のやり方だと、人件費やコストばかり何故か受注管理に掛かってしまい、他の部署での業務の負担が大きくなってしまいます。そのため、ミスを減らして受注、決済、発送などの業務量をきちんと管理するために、オートメーション化が勧められています。新型コロナウイルス対策もあり、更にオートメーション化の需要が高まるであろうことが予測されています。
所謂、ネット通販のような感じの、受注管理システム導入によって、大幅な効率化とペーパーレスによって、他の部署に業務の負担を大きくしないというメリットが発生します。ミスを防ぐことができるのも魅力の一つです。受注管理システムのデメリットとしてあげられる、導入のkストと顧客とのコミュニケーションなのですが、アウトソーシングサービスを活用したり、他の部署での業務で顧客との関係が薄くならないようにしないとなりません。
受注管理は経理業務にも影響を及ぼすことに注意
受注管理は主に営業部門の重要な業務と考えられていることが多いのですが、そのために様々な連絡や処理がスムーズに行き渡らず、トラブルになることも少なくありません。これらの情報を営業部門だけで占有せず、社内の関連部門にも適切に伝達し、効果的な運用をすることが企業の業務を効果的にする上で重要なポイントとなっています。
受注管理は最終的には金銭の管理にもつながるため、特に経理部門とは密接な情報交換を行うことが必要です。経理は会社のお金の流れを把握することが業務であり、受注管理は売り上げを左右するものとなるため、その内容を把握することでキャッシュフローを効率的に回すことが可能となるためです。受注管理は営業部門が行う商談の成功率やその効率を知る上で必要なものと考えられることが多いのですが、企業の利益を左右する重要な要素となるため、その扱いを十分に考慮した上で適切な利用をすることが重要なポイントとなっています。
受注管理で伝票を取り扱う際には記録方法に注意
受注管理は企業の利益を管理する上で非常に重要な要素ですが、一般的にはこれを紙媒体で管理していることが少なくありません。特に伝票は支払いの根拠となるため、法律でもその保管が義務付けられています。最近ではパソコンなどを利用して作成しこれを印刷して保管することも多くなっていますが、近年法律が改正され紙媒体での保管が認められなくなりました。
受注管理を行う上でこの変更は重要な意味を持っており、これまで印刷をして保管することでデータを廃棄していることも多かったのですが、このデータを記録しておかないと正規の記録等は認められないため、意識しておくことが大切になります。紙の伝票は認められないことから、これまでの習慣を改めることが大切です。
またこの変更によって、受注管理の仕組み自体を見直すことも大切な要素です。単純な違いと理解するのではなく、仕事の進め方そのものを変えなければならないことになる場合もあるので、これを機会に全てを整理することが良い方法となっています。
受注管理で注意しなければならないヒューマンエラー
受注管理は近年ではシステムを利用して行うことが多くなっており、そのために様々なチェックがおろそかになってしまうといったデメリットがあります。従来は紙の伝票などを利用し人の手でその工程ごとにチェックが行われることが多かったのですが、システムにデータを入力した段階でこれらの業務が完了し、後は自動的に処理をすることができると思い込んでいる人が多いので注意をしなければなりません。
受注管理データが実態とは異なる結果となっていることが多い理由のほとんどは、ヒューマンエラーによるものです。特にデータ入力時の誤りがその後の処理に影響を及ぼすものとなっており、結果を確認するまでシステムが自動的に処理をするため間違いに気づかないと言うことが少なくありません。最終的にその数値が間違っていることにも気づかず、何かのきっかけで大きな問題となることも多いものです。このヒューマンエラーによるトラブルを防ぐためには、データの入力時に確認をするなど、業務工程の見直しをすることが大切です。
受注管理におけるセキュリティーの重要性とは
受注管理は注文を受けてから出荷までのプロセスを管理するものです。そのプロセスで扱われる情報は店舗にとって重要であり、どのような理由があっても流出させるわけにはいきません。そこでポイントになるのはセキュリティーを強化することです。
第三者に見られることを防ぐ必要がありますし、自分たちの失敗で漏れることも防止しなければなりません。そうしないと消費者は安心してオーダーできないようになります。つまり、受注数に関わる大事な要素なので、店舗は特に力を入れていることが多いです。在庫管理などとも密接に関係しており、継続的な活動を続けるためにも欠かせません。物流センターへの指示も、基本的には受注管理を経て実施されます。このように店舗の要となる存在なので、セキュリティーもとても重視されるというわけです。ソフトウェアによる保護はもちろんですが、スタッフによる管理も重要になります。あらゆる観点で万全の体制を構築しておくことがポイントです。
受注管理の簡易的なバージョンに関するポイント
受注管理は大きく二種類に分けられます。簡易的なバージョンは文字どおり顧客からの受注に特化するものです。それに対して包括的なバージョンは出荷までの管理も含んでいます。
事業の規模にもよるので一概にはいえませんが、簡易的な受注管理のシステムを採用している店舗が多いです。うまく活用することで、できるだけ正確かつ早い商品の発送を可能にしています。近年のシステムは、受注するまでのフローを組み込んでいることも増えました。たとえば、契約書の発行などを行えるシステムも見受けられます。そこから受注までの流れがスムーズになり、うまく収益を上げられるというわけです。簡易な構造だからこそ、店舗ごとに有益なアレンジを加えやすいというメリットもあります。自分たちの受注の仕方にマッチする仕様に変更すると、その分だけ業務の効率を高められる点が魅力的です。そのためは最初のほうの段階で、システムの利用法を正しく理解しなければなりません。